انتهای ایمیل انگلیسی را چگونه می توان نوشت؟

یکی از بخش های مهم ایمیل ها، قسمت انتهایی آن ها می باشد. در ایمیل های تجاری یا شغلی، اینکه به صورت حرفه ای یک ایمیل را پایان دهید، اهمیت زیادی دارد. برای اینکه خواننده نوشته ی شما را به راحتی بتواند با شما ارتباط برقرار کند، باید اطلاعات خود را به صورت دقیق وارد کنید. 
امروزه بسیاری از نوشته های رسمی و تجاری از طریق ایمیل رد و بدل می شوند، از همین رو نیاز است که مثل یک نامه رسمی به آن اهمیت داد.

طریقه پایان دادن به ایمیل

در ادامه به برخی از راه های پایان دادن به ایمیل می پردازیم:
از عباراتی که نوشته ی شما را غیر حرفه ای به نظر می رسانند، استفاده نکنید. 
برای ایمیل خود حتما بخش پایانی را در نظر بگیرید. 
اینکه با دریافت کننده چه ارتباطی دارید یکی از مهم ترین مسائل در طرز صحبت و نوشتار می باشد.

چرا نحوه پایان ایمیل در انگلیسی مهم است؟

نحوه پایان دادن به یک ایمیل انگلیسی، نقش بسیار مهمی در برداشت نهایی گیرنده از شما دارد. درست مانند گفت و گوی حضوری که نحوه خداحافظی بر ذهن طرف مقابل اثر می گذارد، جمله پایانی و عبارت خداحافظی در ایمیل نیز لحن، احترام و هدف شما را منتقل می کند. اگر انتهای ایمیل را با دقت انتخاب کنید، پیام شما حرفه ای تر، مودبانه تر و تأثیر گذار تر به نظر می رسد. در مقابل، یک پایان نا مناسب می تواند باعث سوءتفاهم، برداشت منفی یا حتی نادیده گرفتن پیام شما شود. برای مثال، در ایمیل های کاری و رسمی، عباراتی مثل: “Best regards,” یا “Kind regards,” احساس احترام و رسمیت را منتقل می کنند. اما در ایمیل های دوستانه، استفاده از عبارت هایی مانند: “Take care,” یا “Cheers,” فضایی صمیمی و خودمانی ایجاد می کند. به همین دلیل، انتخاب درست پایان ایمیل، نشان دهنده ی درک فرهنگی، تسلط زبانی و مهارت ارتباطی شماست. مخصوصاً در محیط های بین المللی که ارتباطات اغلب از طریق ایمیل انجام می شود، یک پایان بندی مناسب می تواند تفاوت میان یک ارتباط موفق و یک پیام سرد یا بی توجه را رقم بزند.

اجزای اصلی انتهای ایمیل انگلیسی

انتهای هر ایمیل انگلیسی معمولاً از چند بخش مهم تشکیل می شود که هرکدام نقش خاصی در انتقال لحن، احترام و هدف پیام دارند. آشنایی با این اجزا به شما کمک می کند ایمیل هایی حرفه ای، مؤدبانه و منسجم بنویسید. در ادامه، سه بخش اصلی پایان ایمیل را بررسی می‌کنیم:

۱. جمله پایانی (Closing Sentence)

این جمله معمولاً پیش از عبارت خداحافظی می آید و هدف آن جمع بندی پیام، بیان انتظار یا ابراز قدردانی است. به چند نمونه دقت کنید:

• Thank you for your time and consideration.
  (از وقت و توجه شما سپاسگزارم.)
• I look forward to hearing from you soon.
  (منتظر دریافت پاسخ شما هستم.)
• Please let me know if you need any further information.
  (در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، اطلاع دهید.)

این جمله به گیرنده کمک می کند تا احساس تکمیل و انسجام در پیام داشته باشد و بداند باید چه واکنشی نشان دهد.

۲. عبارت خداحافظی (Closing Phrase)

این بخش همان عبارت کوتاهی است که لحن کلی ایمیل را مشخص می کند؛ چیزی مثل «با احترام» یا «با آرزوی موفقیت». نمونه های رایج در زبان انگلیسی عبارت اند از:

• رسمی: Best regards, Kind regards, Sincerely, Yours faithfully
• نیمه رسمی یا دوستانه: Best, Cheers, Take care, Talk soon

انتخاب درست این عبارت کاملاً به نوع رابطه شما با گیرنده و میزان رسمیت ایمیل بستگی دارد.

۳. امضا یا مشخصات فرستنده (Signature)

بخش آخر، امضا یا همان اطلاعات تماس شماست. این قسمت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نام و نام خانوادگی (Full name)
• سمت شغلی یا عنوان (Job title)
• نام شرکت یا سازمان (Company name)
• اطلاعات تماس (شماره تلفن، وب‌سایت، لینکدین و ...)

نمونه:

Best regards, 

Emma Johnson 

Marketing Manager | ABC Company 

www.abccompany.com 

امضا نشان می دهد شما فردی حرفه‌ای و قابل‌اعتماد هستید و به گیرنده اجازه می دهد در صورت نیاز، به راحتی با شما تماس بگیرد.

اشتباهات رایج در نوشتن پایان ایمیل انگلیسی

پایان ایمیل هرچند کوتاه است، اما نقش بزرگی در برداشت نهایی مخاطب از پیام شما دارد. بسیاری از زبان آموزان یا حتی افراد حرفه ای در مکاتبات کاری، اشتباهاتی مرتکب می شوند که باعث می شود ایمیلشان غیر حرفه ای، بی توجه یا حتی بی ادبانه به نظر برسد. در ادامه به چند مورد از رایج ترین خطا ها اشاره می‌کنیم.

۱. استفاده از عبارت های ناهماهنگ با لحن ایمیل

یکی از اشتباهات متداول این است که پایان ایمیل با لحن کلی پیام هماهنگ نیست. برای مثال، در یک ایمیل رسمی به مدیر یا استاد، نباید از عباراتی مثل:

See you! یا Take care!
استفاده کرد، چون بیش از حد صمیمی و غیررسمی هستند.

در عوض باید از عباراتی مانند:

Best regards, یا Sincerely,
استفاده شود تا لحن حرفه ای حفظ شود.

۲. ننوشتن جمله پایانی قبل از خداحافظی

بعضی افراد مستقیماً با عبارت خداحافظی (مثل Best regards) ایمیل را تمام می کنند، بدون اینکه جمله ای برای جمع بندی یا تشکر بنویسند. این کار باعث می شود ایمیل ناقص یا ناگهانی به نظر برسد.

بهتر است همیشه پیش از پایان ایمیل، جمله ای کوتاه اضافه کنید، مثلاً:

Thank you for your attention.
I look forward to your reply.

۳. فراموش کردن امضا یا اطلاعات تماس

گاهی افراد فقط با نوشتن نام کوچک خود ایمیل را تمام می کنند، بدون امضا یا مشخصات تماس. این کار ممکن است باعث شود گیرنده نتواند شما را به درستی شناسایی کند یا نتواند به‌راحتی پاسخ دهد. همیشه در انتهای ایمیل اطلاعاتی مانند نام کامل، سمت شغلی یا لینک تماس را درج کنید. مثلاً:

Kind regards, 

Sophia Lee 

Project Coordinator | GreenTech Ltd. 

۴. استفاده از علائم یا اموجی های نا مناسب

در ایمیل های رسمی، استفاده از شکلک ها یا علائم غیر رسمی (مثل “!!” یا 😊) می تواند غیر حرفه ای و کودکانه به نظر برسد. هرچند در مکاتبات دوستانه مشکلی ندارد، اما در محیط های کاری بهتر است از لحن و نگارش ساده و محترمانه استفاده شود.

۵. تکرار بیش از حد یک عبارت پایانی

اگر همیشه از یک عبارت مثل Best regards استفاده کنید، ممکن است ایمیل هایتان یکنواخت یا کم احساس به نظر برسند. بهتر است با توجه به موقعیت، گاهی از گزینه های دیگری مثل Kind regards, With appreci

نمونه هایی از پایان بندی های حرفه ای ایمیل انگلیسی

نوشتن پایان بندی حرفه ای برای ایمیل به شما کمک می کند تا ارتباطی مؤدبانه، شفاف و تأثیرگذار با مخاطب خود برقرار کنید. بسته به هدف و میزان رسمی بودن پیام، می توانید از ساختار های متفاوتی استفاده کنید. در ادامه، چند نمونه آماده از پایان ایمیل در موقعیت های مختلف را می‌بینی.

۱. پایان بندی برای ایمیل های کاری و تجاری

در مکاتبات رسمی و شرکتی، لحن باید محترمانه و حرفه ای باشد. استفاده از عبارت های کوتاه، رسمی و دقیق توصیه می شود.

نمونه ها:

Thank you for your time and attention.

Best regards, 

Michael Turner 

Sales Manager | GlobalTech Ltd. 

I look forward to hearing from you soon. 

Kind regards, 

Emily Brown 

Marketing Assistant 

عبارات پایانی مناسب در این نوع ایمیل ها:

• Best regards,
• Kind regards,
• Sincerely,
• Yours faithfully, (زمانی که نام گیرنده را نمی دانید)

۲. پایان بندی برای ایمیل های دانشگاهی یا رسمی به اساتید

در ارتباط با اساتید، دانشگاه یا مؤسسات آموزشی، لحن باید مودبانه و رسمی اما صمیمی باشد.

نمونه ها:

Thank you for your consideration. 

Sincerely, 

John Smith 

Student, University of Oxford 

I appreciate your help and guidance. 

Best regards, 

Sarah Lee 

M.A. Candidate, Linguistics Department 

عبارات پیشنهادی:

• Sincerely,
• Best regards,
• Respectfully,
• With appreciation,

۳. پایان بندی برای ایمیل های نیمه رسمی (همکاران یا تیم داخلی)

در این نوع ایمیل‌ها، می توانید لحن را کمی دوستانه تر اما همچنان محترمانه نگه دارید.

نمونه ها:

Thanks again for your support! 

Best, 

Alex 

Looking forward to working with you on this project. 

Cheers, 

Lisa 

عبارات پیشنهادی:

• Best,
• Cheers,
• Thanks,
• Talk soon,

۴. پایان بندی برای ایمیل های شخصی و دوستانه

در مکاتبات غیررسمی با دوستان یا آشنایان، آزادی بیشتری در انتخاب لحن و عبارت ها دارید.

نمونه ها:

Hope to catch up soon! 

Take care, 

Tom 

It was great hearing from you. 

All the best, 

Anna 

عبارات پیشنهادی.

• Take care,
• All the best,
• Warm wishes,
• See you soon,

نکته پایانی

برای انتخاب بهترین پایان ایمیل، همیشه به مخاطب، موقعیت و هدف پیام توجه کنید. پایان ایمیل نباید فقط یک رسم باشد؛ بلکه فرصتی است تا تأثیری مثبت و ماندگار از خود به جا بگذارید.

در انتهای ایمیل چه مواردی باید باشد؟

برای انتهای ایمیل باید به یک سری نکات توجه داشته باشید. 
عبارت پایانی: همانطور که گفته شد، برای عبارت پایانی باید به رابطه خود با دریافت کننده دقت کنید. در صوری که دوست و همکار شما خواننده است، یک عبارت پایانی نیمه حرفه ای مناسب می باشد؛ اما در ایمیل های تجاری و شغلی باید یک عبارت حرفه ای بنویسید.

نام کامل: در پایان ایمیل حتما نام کامل خود را بیاورید و از اسم مستعار و… استفاده نکنید. تنها در صورتی که دوست بسیار صمیمی شما دریافت کننده باشد، می توانید از نام کوچک خود استفاده کنید که در بسیاری از موارد باز هم نام کامل را می نویسند.

عنوان شغلی و نام شرکت: نام شرکت و اطلاعات شغلی خود را در پایان ایمیل قرار دهید تا خواننده متوجه حرفه ی کاری شما شود. 

اطلاعات تماس: در انتهای ایمیل اطلاعات تماس خود را وارد کنید تا دریافت کننده متوجه آن شود. حتی اگر از قبل همه ی این اطلاعات را بداند، باز هم بهتر است شما شماره تلفن، آدرس اینترنتی پروفایل LinkedIn، و حتی آدرس پستی خود را وارد کنید. 

پایان رسمی ایمیل چگونه است؟

در زیر برخی از رایج ترین عبارت های پایانی ایمیل حرفه ای آورده شده اند.
* All the best, با آرزوی بهترین ها
* Best, با آرزوی بهترین ها
* Best regards, با احترام
* Best wishes, با بهترین آرزوها
* Fond regards, با احترام
* Kind regards, با احترام
* Looking forward to hearing from you, منتظر پاسخ شما هستم
* Regards, با احترام
* Sincerely, ارادتمند شما
* Sincerely yours,ارادتمند شما
* Thank you, متشکرم
* Thanks again,مجددا متشکرم
* With appreciation, با قدردانی
* With gratitude, با قدردانی
* Yours sincerely, ارادتمند شما

مواردی که در انتهای ایمیل نباید باشد

در ایمیل های کاری، عبارت های پایانی زیر نباید مورد استفاده قرار بگیرند.
* Love, دوستدارت
* Talk soon, بزودی با هم صحبت می کنیم
* See ya,می بینمت
* See ya later, بعدا می بینمت
* See you, می بینمت
* XOXO علامت عشق و بوسه
* Thx ممنون
* Hugs به معنی در آغوش گرفتن که به نشانه اوج محبت به کار می رود
* Emoticons شکلک ها

طرز قالب بندی در انتهای ایمیل

در نوشتن یک ایمیل قالب بندی صحیح اهمیت ویژه ای دارد. بعد از عبارت پایانی ایمیل خود حتما از کاما استفاده کنید سپس یک خط خالی بگذارید.
در خط بعدی، نام تایپ شده (کامل) خود را وارد کنید و در زیر آن، عنوان شغلی، نام شرکت و هرگونه اطلاعات تماسی که می خواهید ارائه دهید را درج کنید:
* عبارت پایانی،
* نام کامل
* عنوان شغلی
* نام شرکت
* شماره تماس
* آدرس ایمیل
مثال:
(۱)
‏Best,
‏William Williamson Assistant Director XYZ Marketing ۵۵۵-۵۵۵-۵۵۵۵ wwilliamson@email.com
بهترین آرزوها،
ویلیام ویلیامسون
دستیار کارگردان
بازاریابی XYZ

(۲)
‏Regards,
‏Maria Galvez Consultant ABC Consulting Firm ۵۵۵-۵۵۵-۵۵۵۵/mgalvez@email.com linkedin.com/in/mariabgalvez
با احترام،
ماریا گالوز
مشاور
شرکت مشاوره ABC

بهتر است که با شرکت در بهترین آموزشگاه زبان در تهران، سطح زبان انگلیسی خود را افزایش دهید تا تسلط بیشتری روی نوشتن ایمیل داشته باشید و بتوانید یک ایمیل عالی و تاثیر گذار را نوشته و ارسال کنید. بدون شک نوشتن ایمیل انگلیسی با استفاده از گوگل ترنسلیت که خشک و بی روح است پیشنهاد نمی شود.