نوشتن نامه اداری انگلیسی Business Letter کار دشواری نیست. بسیاری بر این باورند که شاید خواننده ی متن برداشت دیگری کند و یا آنقدر رسمی نوشته نشده باشد. اما با رعایت یک سری نکات می توانید به راحتی یک نامه ی اداری بسیار عالی بنویسید. یکی از موارد مهم، نوشتن یک متن ساده است. هرچه نامه ساده تر نوشته شود، خواننده هم ارتباط بهتری برقرار می کند. در ادامه از مقاله مرکز زبان گات همراه ما باشید جهت روش نوشتن نامه اداری انگلیسی!
نوشتن یک نامه اداری به انگلیسی اصول خاص خودش رو داره که شامل ساختار، لحن رسمی، و رعایت نکات نگارشی مشخصه. اینجا برات صفر تا صد نوشتن نامه اداری انگلیسی رو مرحله به مرحله توضیح می‌دم:
معمولاً در نامه‌های رسمی این اطلاعات در بالا سمت چپ یا راست میاد.
نمونه:
Your Name |
| Your Company (if any) |
| Your Address |
City, State, ZIP Code |
| [Date: April 21, 2025] |
۲. گیرنده نامه
زیر آدرس خودت، اطلاعات گیرنده میاد (در نامه سنتی):
Recipient’s Name Their Position Company/Organization Address City, State, ZIP Code
۳. سلام رسمی (Salutation)
| حالت | جمله شروع |
|---|---|
| وقتی اسم فرد رو می‌دونی | Dear Mr. Smith, یا Dear Ms. Johnson, |
| وقتی اسم رو نمی‌دونی | Dear Sir or Madam, |
| خیلی رسمی | To Whom It May Concern, |
توجه: بعد از این سلام‌ها، معمولاً کاما
,یا در بعضی کشورها مثل آمریکا کولن:میاد. ۴. مقدمه (Opening Paragraph)
در این بخش خیلی کوتاه می‌نویسی چرا داری نامه می‌نویسی.
مثال:
I am writing to inquire about...I am writing regarding your recent job posting...With reference to our previous conversation...
۵. بدنه اصلی (Main Body)
توضیح کامل موضوع اصلی نامه. معمولاً شامل یک یا دو پاراگرافه. نکاتی مثل:
اطلاعات تکمیلی درباره درخواست یا مشکل
زمان‌بندی‌ها، اسناد پیوست‌شده، انتظارات
توضیحات در مورد زمینه یا سابقه
مثال:
I would like to request additional information regarding your language courses. Specifically, I am interested in the schedule, fees, and certification options.
۶. نتیجه‌گیری و درخواست (Closing Paragraph)
در این بخش به طور خلاصه می‌گی:
منتظر چه چیزی هستی (پاسخ، اقدام، تماس و...)
و قدردانی می‌کنی
مثال:
csThank you for your time and consideration. I look forward to your response.
۷. پایان رسمی (Closing) + امضا
| نوع پایان | مثال |
|---|---|
| خیلی رسمی | Yours faithfully, (اگر اسم مخاطب رو نداری) |
| رسمی | Yours sincerely, (اگر اسم مخاطب رو می‌دونی) |
| نیمه‌رسمی | Best regards, یا Kind regards, |
زیرش:
csharp
[Your Name] [Your Title / Position, if applicable] [Contact Info]
۸. ضمیمه (اگر داشت)
در پایان بنویس:
Enclosure: Resume.pdf
نمونه کامل یک نامه اداری انگلیسی:
Ali Rezaei No. 23, Saadi St. Tehran, Iran April 21, 2025 Ms. Sarah Thompson Admissions Office Language Institute of Berlin Main Street 45 Berlin, Germany Dear Ms. Thompson, I am writing to inquire about the German language courses offered at your institute. I am particularly interested in the intensive summer program and would like more information about the schedule, fees, and accommodation options. I have attached a copy of my academic background for your reference. I would appreciate it if you could also let me know about the visa support your institute provides for international students. Thank you for your assistance. I look forward to hearing from you soon. Yours sincerely, Ali Rezaei ali.rezaei@email.com +98 912 000 0000 Enclosure: Transcript.pdf
از قالب رسمی برای نامه اداری استفاده کنید
در زبان انگلیسی فرمت نامه رسمی در نظر گرفته شده است، که هنگام نوشتن نامه رسمی یا تجاری باید از آن استفاده کنید. همچنین نامه را مختصر بنویسید و از نوشتن عبارات طولانی پرهیز کنید. به یاد داشته باشید که از زبان غیر رسمی مانند اختصارات هم استفاده نکنید.
نام و اطلاعات خود را در نامه رسمی وارد کنید
اطلاعات تماس باید در سمت راست بالای برگه نوشته شود. این اطلاعات هم شامل آدرس شما می شود و یا آدرسی که نیاز است پاسخ نامه به آن ارسال شود.
نام و آدرس گیرنده را بنویسید
آدرس گیرنده ی نامه هم باید نوشته شود. در سمت چپ برگه و اغلب زیر آدرس شما شروع می شود.
پاراگراف مقدمه
در ابتدا خودتان معرفی کنید. نحوه اطلاع از جای خالی در موقعیت شغلی مورد نظر را نیز بیان کنید.
تاریخ را در نامه اداری ثبت کنید
تاریخ جای مشخصی ندارد و می توانید آن را در هر جایی بنویسید اما بهتر است در زیر آدرس خودتان و یا گیرنده بکار ببرید. ماه را هم به انگلیسی نوشتاری بنویسید و عدد بکار نبرید. ترتیب نوشته شدن ماه ها در انگلیسی و فارسی متفاوت است که باید به این موضوع هم دقت کنید.
سلام را به صورت صحیح و رسمی بنویسید
سلام و احوالپرسی بخش مهمی در نامه ی اداری است. باید به روش صحیح نوشته شود. اگر نام شخصی را که می‌خواهید برایش نامه بنویسید را می‌شناسید، از «آقا» یا «خانم» (که در انگلیسی Madam یا Sir است) استفاده کنید، در غیر این صورت نام کامل او را بنویسید. سعی کنید خیلی غیر رسمی یا معمولی نباشید. جهت آشنایی بیشتر موارد نوشتن نامه اداری انگلیسی می توانید بهترین مرکز زبان انگلیسی، گات را انتخاب کنید.
مثال‌ها
1. اگر اسم شخص را نمی‌دانید، از کلمات زیر استفاده کنید. این عبارات همیشه وقتی که اسم‌ها را نمی‌دانید، به کمکتان می‌آید.
Dear Madam, Dear Sir, Dear Sir or Madam
1. b) اگر اسم شخص را می‌دانید، از شاخص مثل Mr، Mrs، Miss یا Ms، Dr و … استفاده کنید. اگر برای یک زن می‌نویسید و نمی‌دانید که دوشیزه یا متاهل است، از Ms استفاده کنید که برای خانم‌های مجرد و متاهل استفاده می‌شود. به خاطر داشته باشید که Miss برای دوشیزگان و Mrs برای خانم‌های متاهل استفاده می‌شود.
Dear Mr Jenkins, Dear Ms Hamers, Dear Mrs Hutchins, Dear Miss Davis, Dear Dr Green, Etc
متن نامه رسمی خود را بنویسید
متن نامه را به صورت کاملا رسمی بنویسید و سعی کنید به صورت مستقیم و کوتاه بنویسید. به طور معمول سه یا چهار پاراگراف باید نوشته شود.
پاراگراف اول باید مختصر باشد و برای معرفی شما و بیان هدف نامه، پرس و جو، شکایت، درخواست چیزی و غیره طراحی شده است.
پاراگراف یا پاراگراف‌های وسط نامه باید حاوی اطلاعات مربوطه در پشت نوشتن نامه باشد. بیشتر نامه‌های انگلیسی خیلی طولانی نیستند، بنابراین اطلاعات را در موارد ضروری نگه دارید و به جای گسترش بیش از حد، بر سازماندهی آن به شیوه‌ای واضح و منطقی تمرکز کنید.
آخرین پاراگراف یک نامه رسمی باید بیان کند که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی انجام دهد – بازپرداخت، ارسال اطلاعات برای شما و ….
نامه را باعبارات رسمی به پایان برسانید
پایان نامه هم اصول و قوانینی دارد؛ اگر نام شخص را نمی‌دانید، نامه را با استفاده از «your faithfully» پایان دهید. اگر نام گیرنده را می‌دانید، از «sincerely yours» استفاده کنید. به این گونه می توانید به صورت رسمی نامه را پایان دهید.
در نام رسمی امضای خود را ثبت کنید
نام خودتان را در زیر امضا با حروف بزرگ یادداشت کنید. (البته باید به صورت تایپ شده باشد) همچنین اگر فرد گیرنده نمی داند که شما خانم یا آقا هستید، از (Ms یا Mr) بعد از نام خود و در داخل پرانتز استفاده کنید. اگر تمایل دارید می توانید شماره تلفن و یا ایمیل خود را هم وارد کنید.
پاراگراف پایانی
اینکه برای مصاحبه اآماده هستید را بیان کنید، از توجه و اهمیت آن ها تشکر کنید و اشتیاق و علاقه خود را دوباره بیان کنید و نامه را پایان دهید.
نامه را تصحیح کنید
حال که نامه شما پایان یافت، دوباره از ابتدا آن را بخوانید و دستور زبان، املا و علائم نگارشی را بررسی کنید. اگر لازم بود مواردی را اضافه و یا کم کنید. از اینکه گیرنده متوجه منظور شما می شود و نامه به طور واضح نوشته شده است، مطمئن شوید.
پشتیبانی در واتساپ