روش نوشتن نامه اداری انگلیسی

نوشتن نامه اداری انگلیسی Business Letter کار دشواری نیست. بسیاری بر این باورند که شاید خواننده ی متن برداشت دیگری کند و یا آنقدر رسمی نوشته نشده باشد. اما با رعایت یک سری نکات می توانید به راحتی یک نامه ی اداری بسیار عالی بنویسید. یکی از موارد مهم، نوشتن یک متن ساده است. هرچه نامه ساده تر نوشته شود، خواننده هم ارتباط بهتری برقرار می کند. در ادامه از مقاله مرکز زبان گات همراه ما باشید جهت روش نوشتن نامه اداری انگلیسی!

از قالب رسمی برای نامه اداری استفاده کنید

در زبان انگلیسی فرمت نامه رسمی در نظر گرفته شده است، که هنگام نوشتن نامه رسمی یا تجاری باید از آن استفاده کنید. همچنین نامه را مختصر بنویسید و از نوشتن عبارات طولانی پرهیز کنید. به یاد داشته باشید که از زبان غیر رسمی ‌مانند اختصارات هم استفاده نکنید.

نام و اطلاعات خود را در نامه رسمی وارد کنید

اطلاعات تماس باید در سمت راست بالای برگه نوشته شود. این اطلاعات هم شامل آدرس شما می شود و یا آدرسی که نیاز است پاسخ نامه به آن ارسال شود.

نام و آدرس گیرنده را بنویسید

آدرس گیرنده ی نامه هم باید نوشته شود. در سمت چپ برگه و اغلب زیر آدرس شما شروع می شود. 

پاراگراف مقدمه

در ابتدا خودتان معرفی کنید. نحوه اطلاع از جای خالی در موقعیت شغلی مورد نظر را نیز بیان کنید.

تاریخ را در نامه اداری ثبت کنید

تاریخ جای مشخصی ندارد و می توانید آن را در هر جایی بنویسید اما بهتر است در زیر آدرس خودتان و یا گیرنده بکار ببرید. ماه را هم به انگلیسی نوشتاری بنویسید و عدد بکار نبرید. ترتیب نوشته شدن ماه ها در انگلیسی و فارسی متفاوت است که باید به این موضوع هم دقت کنید. 

سلام را به صورت صحیح و رسمی بنویسید

سلام و احوالپرسی بخش مهمی در نامه ی اداری است. باید به روش صحیح نوشته شود. اگر نام شخصی را که می‌خواهید برایش نامه بنویسید را می‌شناسید، از «آقا» یا «خانم» (که در انگلیسی Madam یا Sir است) استفاده کنید، در غیر این صورت نام کامل او را بنویسید. سعی کنید خیلی غیر رسمی ‌یا معمولی نباشید. جهت آشنایی بیشتر موارد نوشتن نامه اداری انگلیسی می توانید  مرکز زبان گات را انتخاب کنید.

مثال‌ها

1. اگر اسم شخص را نمی‌دانید، از کلمات زیر استفاده کنید. این عبارات همیشه وقتی که اسم‌ها را نمی‌دانید، به کمکتان می‌آید.

‏Dear Madam, Dear Sir, Dear Sir or Madam

1. b) اگر اسم شخص را می‌دانید، از شاخص مثل Mr، Mrs، Miss یا Ms، Dr و … استفاده کنید. اگر برای یک زن می‌نویسید و نمی‌دانید که دوشیزه یا متاهل است، از Ms استفاده کنید که برای خانم‌های مجرد و متاهل استفاده می‌شود. به خاطر داشته باشید که Miss برای دوشیزگان و Mrs برای خانم‌های متاهل استفاده می‌شود.

‏Dear Mr Jenkins, Dear Ms Hamers, Dear Mrs Hutchins, Dear Miss Davis, Dear Dr Green, Etc

متن نامه رسمی خود را بنویسید

متن نامه را به صورت کاملا رسمی بنویسید و سعی کنید به صورت مستقیم و کوتاه بنویسید. به طور معمول سه یا چهار پاراگراف باید نوشته شود. 

پاراگراف اول باید مختصر باشد و برای معرفی شما و بیان هدف نامه، پرس و جو، شکایت، درخواست چیزی و غیره طراحی شده است.

پاراگراف یا پاراگراف‌های وسط نامه باید حاوی اطلاعات مربوطه در پشت نوشتن نامه باشد. بیشتر نامه‌های انگلیسی خیلی طولانی نیستند، بنابراین اطلاعات را در موارد ضروری نگه دارید و به جای گسترش بیش از حد، بر سازماندهی آن به شیوه‌ای واضح و منطقی تمرکز کنید.

آخرین پاراگراف یک نامه رسمی ‌باید بیان کند که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی ‌انجام دهد – بازپرداخت، ارسال اطلاعات برای شما و ….

نامه را باعبارات رسمی به پایان برسانید

پایان نامه هم اصول و قوانینی دارد؛ اگر نام شخص را نمی‌دانید، نامه را با استفاده از «your faithfully» پایان دهید. اگر نام گیرنده را می‌دانید، از «sincerely yours» استفاده کنید. به این گونه می توانید به صورت رسمی نامه را پایان دهید.

در نام رسمی امضای خود را ثبت کنید

نام خودتان را در زیر امضا با حروف بزرگ یادداشت کنید. (البته باید به صورت تایپ شده باشد) همچنین اگر فرد گیرنده نمی داند که شما خانم یا آقا هستید، از (Ms یا Mr) بعد از نام خود و در داخل پرانتز استفاده کنید. اگر تمایل دارید می توانید شماره تلفن و یا ایمیل خود را هم وارد کنید. 

پاراگراف پایانی

اینکه برای مصاحبه اآماده هستید را بیان کنید، از توجه و اهمیت آن ها تشکر کنید و اشتیاق و علاقه خود را دوباره بیان کنید و نامه را پایان دهید. 

نامه را تصحیح کنید

حال که نامه شما پایان یافت، دوباره از ابتدا آن را بخوانید و دستور زبان، املا و علائم نگارشی را بررسی کنید. اگر لازم بود مواردی را اضافه و یا کم کنید. از اینکه گیرنده متوجه منظور شما می شود و نامه به طور واضح نوشته شده است، مطمئن شوید.